Prácticamente abandonado en el antiguo taller de ambulancias el archivo central del Hospital Universitario del Valle era una de esas dificultades que la institución debía atender dentro del proceso de salvamento para garantizar la atención de sus usuarios. Hoy, dos años después de un trabajo minucioso, de las imágenes de carpetas arrumadas, expuestas a la humedad y sin criterio de organización ni conservación, se pasó a un archivo a cabalidad que registra el día a día del hospital.

“El Archivo General de la Nación hizo un reconocimiento al hospital porque inicialmente cuando llegamos, este era un desastre. Hoy tenemos un archivo organizado, con unas historias clínicas organizadas donde realmente se puede pensar en un histórico, donde los pacientes pueden llegar encontrar su historia clínica y así, de esa manera, ser mejor tratados”, dijo la gobernadora Dilian Francisca Toro, sobre el nuevo avance de la casa de salud.

Para ello, fue necesario fortalecer el área de Gestión Documental con personal, dotación e insumos.

El gerente de la institución Irne Torres recordó que hubo reportes sobre la situación del archivo y se recibió la visita de entidades responsables de supervisar que se haga bien ese proceso, como fue el Archivo General de la Nación. “Así, se evidenciaron unos hallazgos importantes y a partir de ahí iniciamos un proceso de recuperación importante, y logramos hoy recuperar positivamente todo el manejo de fondos acumulados del archivo, y podemos mostrar un archivo recuperado, con una información oportuna”, agregó.

En este proceso el antiguo taller pasó a convertirse en toda una central y junto con otro espacio dentro del hospital, cuentan en los anaqueles con 4.195 metros lineales de historias clínicas y documentación recuperados.

“Esto genera oportunidad en los requerimientos que hace el usuario de su historia clínica, oportunidad en los requerimientos que hace la Fiscalía en un momento dado de una historia clínica, obviamente porque de manera precisa la información se consigue en el sitio que tiene que estar. Entonces, digamos que gana el paciente, gana la institucionalidad, gana la institución y, sobre todo, demostramos que desde las instituciones públicas se puede generar desarrollos importantes”, dijo Torres.

Pero el plan de mejoramiento archivístico avanza sin descanso por los usuarios.

José Herney Zape, quien labora en el archivo desde hace 36 años, dice que el cambio ha sido total a como ha sido antes y para beneficio de toda la comunidad y los usuarios que vienen al hospital. “La persona que requiere los servicios y viene aquí al hospital en el menor tiempo, digamos lo más pronto posible, se le ubica su historia clínica para brindarle la información que necesita”, dice el funcionario.

El gerente Irne Torres asegura que el hospital Universitario del Valle hoy cuenta con un archivo completamente renovado, optimizado, con buena infraestructura, tecnología y seguridad, que permite que la población que requiere información la encuentre en el sitio preciso y a tiempo.